Trello è uno strumento che consente ai team di gestire qualsiasi tipo di progetto, flusso di lavoro o monitoraggio dei task.
Com’è strutturato
In sintesi, Trello ha una struttura gerarchica:
- C’è lo spazio di lavoro in cui si gestiscono tutte le bacheche. Possiamo immaginarlo come se fosse la nostra azienda.
- Poi ci sono le bacheche (fino a 10 con il piano free) che rappresentano il luogo digitale in cui uno o più membri del team lavorano. Possiamo immaginarlo come se fossero i reparti dell’azienda.
- All’interno di una bacheca ci sono le liste (illimitate) che possono essere utilizzate per creare flussi di lavoro o semplicemente per tenere in ordine le idee e le informazioni. Possiamo immaginarle come le aree tematiche dell’azienda.
- Ogni lista può contenere un numero illimitato di schede che possono essere utilizzate per rappresentare le task da svolgere. Possiamo immaginarle come, ad esempio, un contenuto social da pubblicare o gli step di realizzazione di un’attività.
- Infine in ogni scheda ci sono diversi elementi che possiamo sfruttare per migliorare la vita del team. Possiamo aggiungere membri, etichette, date di scadenza, checklist e un bel po’ di altri strumenti.
Alcuni consigli per utilizzare le liste e schede di Trello al meglio
Ci sono alcune funzionalità di Trello che vale la pena citare per migliorare il lavoro del team. Ti faccio un esempio del mio ufficio per darti una panoramica di come può essere utilizzato. Ovviamente questo è un processo adattabile a qualsiasi tipologia di progetto.
Innanzitutto immagina di avere un progetto e di creare la prima bacheca “comunicazione”.
In questa bacheca devi pianificare i contenuti del Piano Editoriale.
Nomina la prima lista “Instagram”, la seconda “Facebook” e la terza “Blog”.
A questo punto, per avere maggiore controllo sulle date di programmazione del calendario editoriale, aggiungi il “power-up calendario” che ti permetterà di collegare le date delle schede al calendario.
Da Piano Editoriale hai definito che il giorno X dovrà uscire un articolo che parla del tema Y e che sarà condiviso su entrambi i social citati in precedenza.
Crea una scheda nella lista Blog con il nome “Articolo + nome dell’articolo” e aggiungi la data di uscita prevista (comparirà sul calendario). Crea anche le schede “post + nome articolo” anche sotto alle liste dei social e aggiungi le date di uscita.
A questo punto tutti i membri del team potranno monitorare e lavorare sulle proprie task collegate alle tre schede create.
Entriamo nel dettaglio di una scheda
Una volta creata la scheda cliccaci su.
Qui potrai definire il titolo e la descrizione per far capire a tutto il team di cosa si tratta.
Puoi assegnare una data di scadenza, i membri del team che ci dovranno lavorare su e gli allegati, se previsti.
Inoltre potrai aggiungere delle etichette colorate che avranno il “compito” di dividere ancora di più le varie schede per priorità, ad esempio, oppure per categoria/settore di riferimento.
Puoi anche aggiungere delle checklist che ti permetteranno di “spezzettare” le task in modo tale da poter monitorare punto per punto la task. Ad esempio, se devi scrivere un articolo per il blog, potrai decidere di monitorare singolarmente il copy, le immagini da inserire, i link da collegare e tutte le altre micro-task collegate alla scrittura dell’articolo.
Conclusioni su Trello
In conclusione vi consiglio di utilizzare la versione free di Trello fin quando non sarà necessario passare alla versione Premium, nonostante quest’ultima abbia delle funzionalità tali da poter alleggerire ancora di più il lavoro e di conseguenza migliorare le attività di tutto il team.
